Das Meldeverfahren ermöglicht Personen, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln der HOWOGE im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren Zulieferers entstanden sind. Die vorliegende Beschreibung der Abläufe und Zuständigkeiten erfüllt die Vorgaben einer Verfahrensordnung für ein Beschwerdeverfahren nach § 8 Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG).

Das Meldeverfahren dient zudem auch als Meldeweg für sämtliche Hinweise auf Gesetzesverstöße und wesentliche Verstöße gegen interne Regelungen und ist interne Meldestelle im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG).

Jede Person kann über folgende Meldekanäle Hinweise abgeben: persönlich, telefonisch, per E-Mail oder postalisch

Compliance-Verantwortliche
Marie-Luise Schneider, Andreas Scheer
030 – 5464-1082/1008
compliance@howoge.de

HOWOGE Wohnungsbaugesellschaft mbH
Stefan-Heym-Platz 1
10367 Berlin

Ebenso gibt es die Möglichkeit, sich an die unabhängige anwaltliche Ombudsstelle zu wenden.

Dr. Kathrin Niewiarra
Rechtsanwältin
030 – 88 71 94 91 9
howoge@ra-elkeschaefer.de

Kanzlei für Wirtschaftsrecht
Rechtsanwälte Elke Schäfer
Philippistr. 11
14059 Berlin

Neben unseren oben genannten internen Meldekanälen können Personen sich auch an eine externe Meldestelle wenden. Externe behördliche Meldestellen existieren beim Bundesamt für Justiz, bei der Bundesfinanzaufsicht oder beim Bundeskartellamt. Die Länder richten eigene externe Meldestellen ein, außerdem kann eine externe Meldung auch bei den Organen und Einrichtungen der EU erfolgen. Weiterführende Informationen werden von den jeweiligen externen Meldestellen auf ihren Internetseiten bereitgestellt.

Unabhängig davon, welcher Meldeweg gewählt wird, werden sämtliche Beschwerden und Hinweise vertraulich behandelt.

Die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person bleibt während des gesamten Prozesses gewahrt, es sei denn die hinweisgebende Person stimmt der Offenlegung ihrer Identität zu

Die Bearbeitung der Hinweise erfolgt durch die Compliance-Verantwortlichen der HOWOGE. Die Compliance-Verantwortlichen der HOWOGE sowie die Ombudsstelle sind fachlich geschult. Die Ombudsstelle handelt zudem unparteiisch, bei der Erfüllung ihrer Aufgabe unabhängig und an Weisungen nicht gebunden. Sie ist zur Verschwiegenheit verpflichtet und hat ein anwaltliches Zeugnisverweigerungsrecht. Im Übrigen sind die Beschwerdestellen verpflichtet, die Datenschutzvorschriften einzuhalten und Transparenz sowie die Rechte aller betroffener Personen sicherzustellen.

Die HOWOGE schützt hinweisgebende Personen vor Nachteilen nach Abgabe einer Meldung. Die HOWOGE weist darauf hin, dass gesetzliche Auskunftspflichten Ausnahmen vom Vertraulichkeits- und Verschwiegenheitsgebot gebieten können.

• Nachdem eine Beschwerde oder ein Hinweis eingegangen sind, wird deren Eingang dokumentiert und die hinweisgebende Person erhält innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung.
• Die mit der Durchführung des Verfahrens betrauten Personen haben den Sachverhalt falls möglich mit den hinweisgebenden Personen zu erörtern, um den Sachverhalt gegebenenfalls weiter aufzuklären.
• Die Beschwerden oder Hinweise werden zunächst geprüft, um festzustellen, ob der gemeldete Sachverhalt mögliche Gesetzesverstöße, wesentliche Verstöße gegen interne Regelungen, ein menschenrechtliches oder umweltbezogenes Risiko oder eine Verletzung von menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflichten begründet.
• Falls weder ausreichende Informationen vorliegen noch die Kontaktaufnahme mit der hinweisgebenden Person möglich ist, wird der Fall geschlossen und dokumentiert.
• Steht nach erfolgter Sachverhaltsaufklärung, Erörterung und Untersuchung fest, dass Gesetzesverstöße und wesentliche Verstöße gegen interne Regelungen, menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten in der HOWOGE und bei Zuliefern nicht vorliegen, wird der Fall geschlossen und dokumentiert
• Die Klärung des Sachverhalts sollte grundsätzlich innerhalb von drei Monaten erfolgen. Bei längerer Dauer erhält die hinweisgebende Person mindestens quartalsweise einen Statusbericht.
• Wird im Zuge der Sachverhaltsklärung festgestellt, dass Gesetzes- und/oder wesentliche Regelverstöße vorliegen, eine Verletzung von menschenrechts- und/oder umweltbezogenen Pflichten unmittelbar bevorsteht bzw. bereits stattfindet, werden unverzüglich Abhilfemaßnahmen eingeleitet. Dabei wird, soweit möglich und sinnvoll, die hinweisgebende Person einbezogen. In geeigneten Fällen kann die HOWOGE den hinweisgebenden Personen ein Verfahren der einvernehmlichen Beilegung anbieten. Bei der Feststellung der Risiken sind entsprechende Präventionsmaßnahmen umzusetzen.
• Die Umsetzung der Abhilfemaßnahmen wird nachverfolgt.
• Die hinweisgebende Person wird, sofern die Möglichkeit der Kontaktaufnahme besteht, über den Abschluss des Beschwerdeverfahrens informiert.
• Außerdem überprüft die HOWOGE die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens jährlich und anlassbezogen. Hierzu wird insbesondere das Feedback der hinweisgebenden Person herangezogen. Bei Bedarf werden Anpassungen vorgenommen.

Sämtliche Beschwerden und Hinweise werden unter Einhaltung der geltenden Gesetze und Aufbewahrungsfristen sowie unter Beachtung der Vertraulichkeit dokumentiert. Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, es sei denn eine längere Aufbewahrung ist erforderlich, um den Anforderungen von Rechtsvorschriften gerecht zu werden oder um den Ablauf der Verjährung möglicher Ansprüche von oder gegen HOWOGE abzuwarten. In diesem Fall erfolgt eine Aufbewahrung, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist. Die in dieser Verfahrensordnung beschriebenen Maßnahmen sind stets angemessen zu dokumentieren.

Gibt die hinweisgebende Person nach bestem Wissen und Gewissen einen Hinweis ab, entstehen ihr keine Nachteile. Meldet sie jedoch vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Informationen, behält sich die HOWOGE rechtliche Schritte vor.

Wichtig ist, dass die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung geglaubt oder angenommen hat, dass der Inhalt wahr ist, und dass sie die Meldung nicht mit missbräuchlicher Absicht gemacht hat. Wenn sich nach der Abklärung des Sachverhalts herausstellt, dass der Hinweis nicht begründet war, hat die hinweisgebende Person keine negativen Konsequenzen zu befürchten.

Auch dann wird sie ermuntert, den fraglichen Sachverhalt zu melden. Bei der Untersuchung des Sachverhalts wird dies, soweit rechtlich möglich, angemessen berücksichtigt.

Für die hinweisgebende Person entstehen keine Kosten.

Nein, es kommt kein Mandatsverhältnis zustande. Die Ombudsanwältin ist und bleibt Beauftragte der HOWOGE. Jedoch besteht durch das Rechtsverhältnis der Ombudsanwältin mit der HOWOGE als Auftraggeberin eine „(Schutz-)Wirkung“ zugunsten der hinweisgebenden Person. Hierdurch kann die Ombudsanwältin die hinweisgebende Person gern in den praktischen Fragen des Einzelfalls informell beraten, jedoch ist es ihr nicht möglich, die rechtlichen Interessen als „Ihre“ Anwältin zu vertreten.

Die Datenschutzhinweise für das Hinweisgebersystem finden Sie hier.